miércoles, 5 de marzo de 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL
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ANTICIPO DE CESANTIAS
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RESPONSABLE
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DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
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ASESORES SIGHU
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Es necesario que antes de hacer una nueva
solicitud el trabajador este al día con los soportes del pago de cesantías
del año anterior.
Reciben 3 formatos que son: “Solicitud de
Retiro Parcial de Cesantías” “Declaración Juramentada” y “Formato
Autorización Parcial de Cesantías” la cual se pueden descargar de la página
de intranet, y deben anexar la documentación solicitada en el formato
solicitud retiro parcial cesantías y diligenciar los formatos.
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AUXILIAR NOMINA
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Recibe la documentación de los Asesores
de SIGHU y nuevamente los revisa para
el correspondiente trámite. Las modalidades de solicitud son:
Compra de vivienda, arreglos locativos,
cancelación deuda hipotecaria, pago impuesto predial y estudio pago matricula
universidad del trabajador conyugue e hijos.
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AUXILIAR NOMINA
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Elabora listado con las cartas aprobadas por el Jefe de la Seccion
Contratacion Y Nomina con los siguientes campos…
Nombre, Cedula, No. Cuenta, Corporación, Valor y el motivo de la
solicitud.
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Asesor Proteccion
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Recibe listado y cartas del auxiliar de nomina para la consignación a
cada una de las solicitudes aprobadas.
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aliado estratégico
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6. Desarrolla el reclutamiento y entrega las hojas de vida de los candidatos
preseleccionados al auxiliar incorporación y al evaluador asignado. Pasa a
actividad No. 12
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Coordinar de servicios de selección
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7. Asignación de tareas a los roles específicos para la búsqueda y la
evaluación de los posibles candidatos.
Contrato por temporal? SI: pasa a actividad No. 44 NO: pasa a actividad No. 8 |
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reclutador de talento
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8. Realiza reclutamiento a través de
Convocatoria Interna, publicada en los medios establecidos para tal fin (ver
medios autorizados) a través del instructivo de Inscripción a convocatoria,
especificando los registros de educación y experiencia requeridos para el
cargo.
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reclutador de talento
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9. Agrupa las hojas de vida de los
candidatos junto con el formato de inscripción a la convocatoria y los
registros correspondientes, y valida según los requerimientos de la guía de
cargo, perfil de competencias y resultados de la Evaluación de Gestión del
Desarrollo. actualización de base de datos con los candidatos reclutados.
Los candidatos inscritos cumplen con los requisitos mínimos exigidos? SI: pasa a actividad No. 9 NO: pasa a actividad No. 8 |
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reclutador de talento
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10. Realizar reclutamiento con las
fuentes externas autorizadas. Verificar y garantizar los requisitos mínimos
exigidos de acuerdo a los requerimientos solicitud. Garantizando el
cumplimiento de la guía de cargo.
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reclutador de talento
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11. Las hojas de vida de los
candidatos preseleccionados deben entregarse al auxiliar incorporación y al
evaluador asignado.
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auxiliar incorporación
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12. Citar a los candidatos para iniciar proceso de evaluación por
competencias y solicitar al candidato registros de educación y experiencia.
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evaluador
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13. Ingreso de información de candidatos a SAP RC para iniciar proceso
de selección. Ver instructivo SAP RC
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evaluador
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14. Realizar evaluación de competencias y validación de registros de
educación y experiencia; registrar los resultados de la evaluación en el
formato destinado para informes de selección ver formato xxxxx.
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evaluador
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15. Realizar proceso de referenciarían y registra los resultados en el
formato destinado para este fin.
El candidato es apto? SI: Pasa a actividad 17 NO: Remitir hojas de vida a Auxiliar de Oficina y Pasa a actividad 16 |
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Evaluador
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16. Elaborar comunicación para el candidato y enviarla indicándole la
finalización del proceso.
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evaluador
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17. Envía terna de candidatos con informe de entrevista de selección
al Coordinar de servicios de selección por correo electrónico.
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Coordinar de servicios de selección
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18. Envía terna de candidatos con informe de entrevista de selección
al Líder UES por el habilitador tecnológico aprobado por Colsubsidio
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Coordinar de servicios de selección y
Jefe Área Solicitante
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19. Analizar resultados sobre procesos realizados y tomar la decisión
final sobre la elección del candidato en conjunto con el jefe inmediato.
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Coordinar de servicios de selección
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20. Comunicar y entregar la hoja de vida del candidato seleccionado al
evaluador encargado para que el determine de acuerdo a la matriz xxxx si requiere visita domiciliaria.
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Evaluador
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21. Realizar el requerimiento para la visita domiciliaria de la
persona seleccionada utilizando el formato destinado para tal
fin.
La visita domiciliaria es favorable? SI: pasa a actividad No. 22 NO: pasa a actividad No. 19 |
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evaluador
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22. Debe activar la contratación por intermedio de SAP RC,
estableciendo la fecha para la contratación.
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evaluador
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23. Comunica el resultado de la visita domiciliaria al coordinador de
servicios de selección.
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Coordinador de servicios de selección
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24. Comunicar y entregar la hoja de vida del candidato seleccionado al
Coordinador de vinculación.
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Coordinador de vinculación
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25. Asignación de tareas a los auxiliares de vinculación.
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auxiliar de vinculación
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26. Se comunica con la persona seleccionada y lo asesora sobre los
requerimientos para su contratación, haciendo la entrega de la solicitud de
empleo, los instructivos correspondientes para el ingreso y la asignación de
la cita de examen medico ocupacional, además programa la fecha para entregar
documentos y firmar contrato.
requiere dotación? SI: pasa a actividad No. 27 NO: pasa a actividad No. 29 |
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auxiliar de vinculación
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27. Registro formato xxx (crear formato de dotación y elementos
de protección personal.) y actualiza SAP DOTACIONES.
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auxiliar de vinculación
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28. Se requiere proceso de dotaciones quien entrega las
dotaciones al auxiliar de vinculación para que este a su ves lo remite a los
asesores de SIGHU quien entrega la dotación a la persona que se vincula.
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auxiliar de vinculación
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29. Solicitud de infraestructura (computador, usuario, etc.) a
través de service manager.
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revisor vinculación
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30. Revisa y verifica que este totalmente diligenciado en SAP toda la
información requerida para proceder con la elaboración del contrato.
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revisor vinculación
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31. De acuerdo con las condiciones de contratación se elabora el
contrato de trabajo y lo remite al coordinador de selección.
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coordinador de vinculación
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32. Debe garantizar la firma por parte de relaciones laborales
(revisar y validar la persona asignada por parte de la corporación para
firmar los contratos.)
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Relaciones laborales (pendiente validar cargo especifico)
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33. Firma contrato (original y copia) y lo remite a auxiliar de
vinculación
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Auxiliar vinculación
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34. Baja el paquete de contratación (contrato, kit de bienvenida, dotación
personal y elementos de protección personal, plan de entrenamiento) y se lo
entrega a los asesores de SIGHU.
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asesor SIGHU
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35. Recibe, revisa y verifica los documentos requeridos para la firma
de contrato (Ver instructivo RH.IC.04 Recomendaciones Generales Personal que
Ingresa a Colsubsidio o RH.IC.03 Recomendaciones Generales Personal que
Ingresa a Colsubsidio - Practicantes Y/O Aprendices Sena.
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asesor SIGHU
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36. Solicita al candidato seleccionado el diligenciamiento de las
afiliaciones a seguridad social y las hace firmar por el coordinador de
vinculación.
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asesor SIGHU
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37. Entrega el contrato diligenciado en original y copia al nuevo
trabajador para que lo lea, lo firme y devuelva una copia.
Firma el contrato? SI: pasa a actividad No. 39 NO: pasa a actividad No. 38 |
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asesor SIGHU
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38. Informa al Jefe de la Sección de Selección de Personal en el caso
que el candidato seleccionado no firme el día de la citación y le devolverá
toda la documentación adjunta a la Papeleta de Codificación. El contrato de
trabajo y las cartas elaboradas las destruye.
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asesor SIGHU
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39. Entrega al nuevo empleado la orden para tramitar el carné de
Colsubsidio ó el carné elaborado por Relaciones Laborales y las cartas de
presentación.
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asesor SIGHU
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40. Elaboración y entrega del carné al nuevo colaborador.
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asesor SIGHU
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41. Entrega paquete de dotación y tomar firma de recibido en el
formato (paquete de contratación).
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asesor SIGHU
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42. Ingresar al nuevo colaborador a SAP PA.
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gestión
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43. Organiza la documentación del candidato seleccionado y la entrega
a gestión documental para su digitalización.
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Coordinar de servicios de selección
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44. Contactar tercero encargado del proceso de incorporación.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARTE 2
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IV.
DESCRIPCION DEL CARGO
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MISION
DEL CARGO
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OPERAR EL SISTEMA DE NOMINA Y
PRESTACIONES SOCIALES, RECOPILANDO Y ANALIZANDO LA CALIDAD DE LA INFORMACION,
PROCESANDOLA Y ENTREGANDO RESULTADOS CONFIABLES Y DE MANERA OPORTUNA A LAS
PERSONAS, PROCESOS INTERNOS Y ENTIDADES EXTERNAS A LAS CUALES SIRVE Y HACE
INTERFASE.
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ROLES
Y RESPONDABILIDADES DEL CARGO
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PRINICPALES RESPONSABILIDADES
QUE HACE
Verbo infinitivo (ar, er, ir)
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ACCIONES DE APOYO A LAS RESPONSABILIDADES
CÓMO LO HACE
Verbo gerundio (ando, endo)
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RESULTADO ESPERADO
PARA QUÉ LO HACE
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1. Ingresar en el sistema de nomina los
datos de las personas vinculadas a la empresa.
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Ø Generando afiliación a entidades de seguridad social, régimen
salarial, forma de pago numero de cuenta y demás beneficios a tenga derecho.
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Para que el
trabajador reciba su pago oportunamente.
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INTERRELACIONES
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CONTACTO
INTERNO
Contactos
que por razones de las funciones del cargo, debe tener con personal interno
no perteneciente a la misma dependencia, es decir que no reporte directa o
indirectamente al mismo jefe.
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PROPOSITO
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FRECUENCIA
Diaria,
semanal, mensual u ocasional
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Ø GERENTE
GENERAL
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Ø DAR
CONOCER EL REDIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
Ø APOYO EN
LA TOMA DE DECISIONES FINANCIERAS
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Ø MENSUAL
Ø
DIARIA
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INTERRELACIONES
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CONTACTO
EXTERNO
Contactos
que tiene el cargo, con organizaciones y/o personas externas a la empresa
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PROPOSITO
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FRECUENCIA
Diaria,
semanal, mensual u ocasional
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARTE 1
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I.
IDENTIFICACION DEL CARGO
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TITULO
DEL CARGO:
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AUXILIAR DE RECURSOS
HUMANOS
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GERENCIA:
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SUBGERENTE TALENTO HUMANO
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DEPARTAMENTO:
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NUMERO
DE PERSONAS EN EL CARGO:
|
1
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CARGO
AL QUE REPORTA:
|
GERENTE GENERAL
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II.
DIMENSION DEL CARGO
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CARGOS
QUE LE REPORTAN:
GERENTE GENERAL
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Nombre
de los cargos
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No
de Personas
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Ø SUBGERENTE TALENTO
HUMANO
TOTAL
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4
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III.
PERFIL OCUPACIONAL
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FORMACION
ACADEMICA
Título y
Especialidad
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Ø TECNOLOGO
EN ADMINISTRACION O EN ADMINISTRACION DE PERSONAL
Ø
TECNOLOGO
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CONOCIMIENTOS
Y HABILIDADES TECNICAS:
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Ø ADMINISTRACION
DE SALARIOS
Ø LEGISLACION
LABORAL
Ø GESTION
LABORAL
Ø INFORMATICA
Ø TECNICAS
DE TRABAJO EN EQUIPO
Ø NORMAS
LEY 50
Ø REFORMA
LABORAL
Ø PARAFISCALES
Ø LIQUIDACION
NOMINA
Ø
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COMPETENCIAS
TÉCNICAS ESPECIALIZADAS:
|
Ø INFORMATICA
Ø LIQUIDACION
OPORTUNA Y CONFIABLE DE LA NOMINA
Ø ASESORIA
PERSONAL SOBRE SEGURIDAD SOCIAL
Ø TECNICAS
DE TRABAJO EN EQUIPO
Ø INTERFASE
OPORTUNA Y CONFIABLE DEL SISTEMA DE NOMINA
Ø
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|
EXPERIENCIA
Tiempo
total laboral y tiempo específico requerido para el desempeño en el cargo
|
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|
EXPERIENCIA
TOTAL LABORAL:
|
2 AÑOS
|
EXPERIENCIA
ESPECIFICA:
|
5 6 MESES
|
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