IMAGEN CORPORATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

	ANTICIPO DE CESANTIAS
RESPONSABLE	DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
ASESORES SIGHU	Es necesario que antes de hacer una nueva solicitud el trabajador este al día con los soportes del pago de cesantías del año anterior. Reciben 3 formatos que son: “Solicitud de Retiro Parcial de Cesantías” “Declaración Juramentada” y “Formato Autorización Parcial de Cesantías” la cual se pueden descargar de la página de intranet, y deben anexar la documentación solicitada en el formato solicitud retiro parcial cesantías y diligenciar los formatos.
AUXILIAR NOMINA	Recibe la documentación de los Asesores de SIGHU  y nuevamente los revisa para el correspondiente trámite. Las modalidades de solicitud son: Compra de vivienda, arreglos locativos, cancelación deuda hipotecaria, pago impuesto predial y estudio pago matricula universidad del trabajador conyugue e hijos.
AUXILIAR NOMINA	Elabora listado con las cartas aprobadas por el Jefe de la Seccion Contratacion Y Nomina con los siguientes campos… Nombre, Cedula, No. Cuenta, Corporación, Valor y el motivo de la solicitud.
Asesor Proteccion	Recibe listado y cartas del auxiliar de nomina para la consignación a cada una de las solicitudes aprobadas.
aliado estratégico	6. Desarrolla el reclutamiento y entrega las hojas de vida de los candidatos preseleccionados al auxiliar incorporación y al evaluador asignado. Pasa a actividad No. 12
Coordinar de servicios de selección	7. Asignación de tareas a los roles específicos para la búsqueda y la evaluación de los posibles candidatos. Contrato por temporal? SI: pasa a actividad No. 44 NO: pasa a actividad No. 8
reclutador de talento	8. Realiza reclutamiento a través de Convocatoria Interna, publicada en los medios establecidos para tal fin (ver medios autorizados) a través del instructivo de Inscripción a convocatoria, especificando los registros de educación y experiencia requeridos para el cargo.
reclutador de talento	9. Agrupa las hojas de vida de los candidatos junto con el formato de inscripción a la convocatoria y los registros correspondientes, y valida según los requerimientos de la guía de cargo, perfil de competencias y resultados de la Evaluación de Gestión del Desarrollo. actualización de base de datos con los candidatos reclutados. Los candidatos inscritos cumplen con los requisitos mínimos exigidos? SI: pasa a actividad No. 9 NO: pasa a actividad No. 8
reclutador de talento	10. Realizar reclutamiento con las fuentes externas autorizadas. Verificar y garantizar los requisitos mínimos exigidos de acuerdo a los requerimientos solicitud. Garantizando el cumplimiento de la guía de cargo.
reclutador de talento	11. Las hojas de vida de los candidatos preseleccionados deben entregarse al auxiliar incorporación y al evaluador asignado.
auxiliar incorporación	12. Citar a los candidatos para iniciar proceso de evaluación por competencias y solicitar al candidato registros de educación y experiencia.
evaluador	13. Ingreso de información de candidatos a SAP RC para iniciar proceso de selección. Ver instructivo SAP RC
evaluador	14. Realizar evaluación de competencias y validación de registros de educación y experiencia; registrar los resultados de la evaluación en el formato destinado para informes de selección ver formato xxxxx.
evaluador	15. Realizar proceso de referenciarían y registra los resultados en el formato destinado para este fin. El candidato es apto? SI: Pasa a actividad 17 NO: Remitir hojas de vida a Auxiliar de Oficina y Pasa a actividad 16
Evaluador	16. Elaborar comunicación para el candidato y enviarla indicándole la finalización del proceso.
evaluador	17. Envía terna de candidatos con informe de entrevista de selección al Coordinar de servicios de selección por correo electrónico.
Coordinar de servicios de selección	18. Envía terna de candidatos con informe de entrevista de selección al Líder UES por el habilitador tecnológico aprobado por Colsubsidio
Coordinar de servicios de selección y Jefe Área Solicitante	19. Analizar resultados sobre procesos realizados y tomar la decisión final sobre la elección del candidato en conjunto con el jefe inmediato.
Coordinar de servicios de selección	20. Comunicar y entregar la hoja de vida del candidato seleccionado al evaluador encargado para que el determine de acuerdo a la matriz xxxx si requiere visita domiciliaria.
Evaluador	21. Realizar el requerimiento para la visita domiciliaria de la persona seleccionada utilizando el formato destinado para tal fin. La visita domiciliaria es favorable? SI: pasa a actividad No. 22 NO: pasa a actividad No. 19
evaluador	22. Debe activar la contratación por intermedio de SAP RC, estableciendo la fecha para la contratación.
evaluador	23. Comunica el resultado de la visita domiciliaria al coordinador de servicios de selección.
Coordinador de servicios de selección	24. Comunicar y entregar la hoja de vida del candidato seleccionado al Coordinador de vinculación.
Coordinador de vinculación	25. Asignación de tareas a los auxiliares de vinculación.
auxiliar de vinculación	26. Se comunica con la persona seleccionada y lo asesora sobre los requerimientos para su contratación, haciendo la entrega de la solicitud de empleo, los instructivos correspondientes para el ingreso y la asignación de la cita de examen medico ocupacional, además programa la fecha para entregar documentos y firmar contrato. requiere dotación? SI: pasa a actividad No. 27 NO: pasa a actividad No. 29
auxiliar de vinculación	27. Registro formato xxx (crear formato de dotación y elementos de protección personal.) y actualiza SAP DOTACIONES.
auxiliar de vinculación	28. Se requiere proceso de dotaciones quien entrega las dotaciones al auxiliar de vinculación para que este a su ves lo remite a los asesores de SIGHU quien entrega la dotación a la persona que se vincula.
auxiliar de vinculación	29. Solicitud de infraestructura (computador, usuario, etc.) a través de service manager.
revisor vinculación	30. Revisa y verifica que este totalmente diligenciado en SAP toda la información requerida para proceder con la elaboración del contrato.
revisor vinculación	31. De acuerdo con las condiciones de contratación se elabora el contrato de trabajo y lo remite al coordinador de selección.
coordinador de vinculación	32. Debe garantizar la firma por parte de relaciones laborales (revisar y validar la persona asignada por parte de la corporación para firmar los contratos.)
Relaciones laborales (pendiente validar cargo especifico)	33. Firma contrato (original y copia) y lo remite a auxiliar de vinculación
Auxiliar vinculación	34. Baja el paquete de contratación (contrato, kit de bienvenida, dotación personal y elementos de protección personal, plan de entrenamiento) y se lo entrega a los asesores de SIGHU.
asesor SIGHU	35. Recibe, revisa y verifica los documentos requeridos para la firma de contrato (Ver instructivo RH.IC.04 Recomendaciones Generales Personal que Ingresa a Colsubsidio o RH.IC.03 Recomendaciones Generales Personal que Ingresa a Colsubsidio - Practicantes Y/O Aprendices Sena.
asesor SIGHU	36. Solicita al candidato seleccionado el diligenciamiento de las afiliaciones a seguridad social y las hace firmar por el coordinador de vinculación.
asesor SIGHU	37. Entrega el contrato diligenciado en original y copia al nuevo trabajador para que lo lea, lo firme y devuelva una copia. Firma el contrato? SI: pasa a actividad No. 39 NO: pasa a actividad No. 38
asesor SIGHU	38. Informa al Jefe de la Sección de Selección de Personal en el caso que el candidato seleccionado no firme el día de la citación y le devolverá toda la documentación adjunta a la Papeleta de Codificación. El contrato de trabajo y las cartas elaboradas las destruye.
asesor SIGHU	39. Entrega al nuevo empleado la orden para tramitar el carné de Colsubsidio ó el carné elaborado por Relaciones Laborales y las cartas de presentación.
asesor SIGHU	40. Elaboración y entrega del carné al nuevo colaborador.
asesor SIGHU	41. Entrega paquete de dotación y tomar firma de recibido en el formato (paquete de contratación).
asesor SIGHU	42. Ingresar al nuevo colaborador a SAP PA.
gestión	43. Organiza la documentación del candidato seleccionado y la entrega a gestión documental para su digitalización.
Coordinar de servicios de selección	44. Contactar tercero encargado del proceso de incorporación.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARTE 2

IV. DESCRIPCION DEL CARGO
MISION DEL CARGO
OPERAR EL SISTEMA DE NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES, RECOPILANDO Y ANALIZANDO LA CALIDAD DE LA INFORMACION, PROCESANDOLA Y ENTREGANDO RESULTADOS CONFIABLES Y DE MANERA OPORTUNA A LAS PERSONAS, PROCESOS INTERNOS Y ENTIDADES EXTERNAS A LAS CUALES SIRVE Y HACE INTERFASE.
ROLES Y RESPONDABILIDADES DEL CARGO
PRINICPALES RESPONSABILIDADES QUE HACE Verbo infinitivo (ar, er, ir)	ACCIONES DE APOYO A LAS RESPONSABILIDADES CÓMO LO HACE Verbo gerundio (ando, endo)	RESULTADO ESPERADO PARA QUÉ LO HACE

1. Ingresar en el sistema de nomina los datos de las personas vinculadas a la empresa. 2. Tramitar cada mes las autoliquidaciones para el pago de Fondos de Cesantías, Pensiones y arp. Generando listados y revisando el salario de cotización para su correspondiente pago a las Entidades prestadoras de servicios. Ø  Para que el trabajador tenga derecho a los beneficios de las entidades prestadoras de salud. 3. Ofrecer información y orientación al personal de la empresa, con respecto a las afiliaciones a las entidades de seguridad social y sus beneficios. Ofreciendo al trabajador las ventajas que tiene el permanecer por un tiempo no determinado en una EPS. Por sus periodos de cubrimiento en caso de alguna contingencia de alto riesgo. Ø  Para que el continuo cambio no le genere mora en la prestación del servicio del trabajador y de los beneficiarios ROLES Y RESPONDABILIDADES DEL CARGO PRINICPALES RESPONSABILIDADES QUE HACE Verbo infinitivo (ar, er, ir) ACCIONES DE APOYO A LAS RESPONSABILIDADES CÓMO LO HACE Verbo gerundio (ando, endo) RESULTADO ESPERADO PARA QUÉ LO HACE 4. Realizar en el sistema de nomina el calculo de la Retención en la Fuente. Ø  Revisando las inconsistencias de los valores reportados y efectuar los ajustes pertinentes. Ø  Para que el trabajador se le disminuya el porcentaje de Retención en al Fuente cuando presenta documentos de pago de intereses de vivienda y pago de educación y prepagada. 5. Generar en el sistema el informe de pago por conceptos de horas extras. Ø  Ingresando los informes presentando por los trabajadores para el pago por concepto de horas extras generadas. Ø  Para que el trabajador se beneficie de su tiempo extra laborado.

Ø  Generando afiliación a entidades de seguridad social, régimen salarial, forma de pago numero de cuenta y demás beneficios a tenga derecho.

Para que el trabajador reciba su pago oportunamente.

INTERRELACIONES
CONTACTO INTERNO Contactos que por razones de las funciones del cargo, debe tener con personal interno no perteneciente a la misma dependencia, es decir que no reporte directa o indirectamente al mismo jefe.	PROPOSITO	FRECUENCIA Diaria, semanal, mensual u ocasional
Ø  GERENTE GENERAL	Ø  DAR CONOCER EL REDIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN Ø  APOYO EN LA TOMA DE DECISIONES FINANCIERAS	Ø  MENSUAL Ø  DIARIA

INTERRELACIONES
CONTACTO EXTERNO Contactos que tiene el cargo, con organizaciones y/o personas externas a la empresa	PROPOSITO	FRECUENCIA Diaria, semanal, mensual u ocasional

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARTE 1

I. IDENTIFICACION DEL CARGO
TITULO DEL CARGO:		AUXILIAR DE RECURSOS HUMANOS
GERENCIA:		SUBGERENTE TALENTO HUMANO
DEPARTAMENTO:
NUMERO DE PERSONAS EN EL CARGO:		1
CARGO AL QUE REPORTA:		GERENTE GENERAL
II. DIMENSION DEL CARGO
CARGOS QUE LE REPORTAN: GERENTE GENERAL		Nombre de los cargos			No de Personas
		Ø  SUBGERENTE TALENTO HUMANO TOTAL			4
III. PERFIL OCUPACIONAL
FORMACION ACADEMICA Título y Especialidad	Ø  TECNOLOGO EN ADMINISTRACION O EN ADMINISTRACION DE PERSONAL Ø  TECNOLOGO
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TECNICAS:	Ø  ADMINISTRACION DE SALARIOS Ø  LEGISLACION LABORAL Ø  GESTION LABORAL Ø  INFORMATICA Ø  TECNICAS DE TRABAJO EN EQUIPO Ø  NORMAS LEY 50 Ø  REFORMA LABORAL Ø  PARAFISCALES Ø  LIQUIDACION NOMINA Ø
COMPETENCIAS TÉCNICAS ESPECIALIZADAS:	Ø  INFORMATICA Ø  LIQUIDACION OPORTUNA Y CONFIABLE DE LA NOMINA Ø  ASESORIA PERSONAL SOBRE SEGURIDAD SOCIAL Ø  TECNICAS DE TRABAJO EN EQUIPO Ø  INTERFASE OPORTUNA Y CONFIABLE DEL SISTEMA DE NOMINA Ø
EXPERIENCIA Tiempo total laboral y tiempo específico requerido para el desempeño en el cargo
EXPERIENCIA TOTAL LABORAL:	2 AÑOS		EXPERIENCIA ESPECIFICA:	5 6 MESES